En période de crise, se renouveler, s’adapter ; ce sont des mots que l’on entend en permanence. L’organisation de webinaire peut se révéler efficace pour continuer à rencontrer des personnes et organiser des événements. Mais quelles sont les spécificités et les clés de réussite d’un webinaire ? Nous allons décrypter les étapes clés pour l’organisation d’un évènement en ligne au travers de ce papier grâce à l’intervention de Lima et Jade, responsables au sein de MOMA Junior Conseil. Durant le mois de avril, les ateliers de MJC, webinaires sur 2 jours, ont été mis en place sous l’impulsion de Lima Shammasova, Responsable Commerciale de MJC. Jade Delattre, Responsable Communication, a par conséquent pris en charge la communication de cet événement.
1. Choisissez le thème et le public visé
Tout d’abord, pour organiser un webinaire, la première question à se poser est le choix du thème, mais également savoir quel type de public on vise. La réponse à ces questions clés sera déterminante pour la suite.
Lima, Responsable Commerciale de MJC a décidé d’organiser des webinaires à destination des entreprises, des entrepreneurs ainsi que des étudiants. L’idée du thème, elle l’a eue grâce à IONIS 361, incubateur de Montpellier et partenaire de l’association : « L’idée d’organiser cet événement émerge à la suite d’un atelier organisé par IONIS 361. Le but était d’intervenir pour aider les incubés sur différentes thématiques. Lors de cet événement, on a vu que la situation avait changée : des problématiques émergent du fait de la crise actuelle, les enjeux ne sont plus les mêmes. On a également pu voir où se concentraient les demandes des entrepreneurs, où ils rencontraient le plus de difficultés et ainsi définir quel thème serait le plus pertinent pour eux. Au sujet de celui-ci, il est important de ne pas en choisir un trop générique. En faisant cela vous risquez de proposer un sujet trop compliqué pour les novices mais pas assez développé pour les connaisseurs. Ainsi, il est nécessaire de segmenter votre cible. L’équipe était motivée pour organiser à son tour un événement qui réunirait porteurs de projets et entreprises, afin d’apporter des réponses concrètes à leurs questions. Nous avons choisi de faire intervenir des professeurs de Montpellier Management, experts dans leur domaine pour animer les webinaires. Au-delà d’aider les entrepreneurs et les porteurs de projets, cet événement a aussi apporté de la visibilité à notre association. »
2. Organisez-vous en étapes
Après avoir défini votre cible et les thématiques des webinaires, il vous faudra également sonder la motivation et l’envie de votre équipe car seul vous ne pourrez pas tout gérer. Jade, Responsable communication insiste sur plusieurs points : « Il est nécessaire lors de l’organisation d’un webinaire de s’y prendre bien à l’avance et d’anticiper. Organiser un événement n’est pas évident, plus on a le temps de tout planifier moins on a de risque de faire une erreur. Faire les choses dans la précipitation c’est le meilleur moyen de se planter ! Également, l’organisation par pôle permettra de distribuer les tâches à chacun afin que ceux-ci se concentrent sur les actions à réaliser. Pour s’organiser, rien n’est plus efficace que la méthode CQQCOQP. Répondre aux questions : comment, qui, quoi, combien, où, quand, pourquoi, vous permettra de définir toute la stratégie de votre événement. Par la suite, il sera nécessaire de définir un plan d’action qui découle de cette stratégie. » Ce plan d’action pourra évidemment être adaptable tout au long de l’organisation comme l’explique Lima : « L’idée est de suivre votre plan établi, mais il faut être flexible et réactif : n’ayez pas peur de changer quelques éléments pendant la préparation si vous voyez que l’idée, qui vous avait semblée pertinente au départ, ne fonctionne pas. ».
3. Anticipez les problèmes possibles
« Cette flexibilité et réactivité fonctionnera si vous pensez toujours à des solutions de rechange. Par exemple, pour l’animation de notre webinaire, nous avons pris la décision de faire intervenir des membres extérieurs. Il était donc nécessaire pour nous d’avoir une liste de potentiels « remplaçants » des intervenants voulus initialement. Ainsi, si l’un d’eux déclinait, nous n’avions pas à réfléchir dans l’urgence à qui pourrait le remplacer. Ce conseil est simple mais il peut vous faire gagner du temps, toujours précieux dans ce type d’organisation. » ajoute Jade.
4. Faites en sorte d’être visible
Lors de l’organisation d’un événement, la question de la visibilité revient souvent : est-il nécessaire de faire des posts ? Y a-t-il un rythme de publications sur l’événement à avoir ? Faut-il passé par des publicités payantes ou par des partenaires ? Ces questions, Lima et Jade se les sont posées lors de l’organisation.
La visibilité peut déterminer la réussite d’un webinaire, d’autant plus lorsque l’événement est organisé pour la première fois. Jade nous explique : « Lorsque l’événement est récurrent, les organisateurs peuvent compter sur les personnes qui reviennent de façon régulière. De plus, au fil du temps, si l’événement est pertinent et en adéquation avec les attentes de la cible, sa réputation mais également le bouche-à-oreille, leur permettra d’avoir du public. L’événement “les Ateliers MJC” était une première pour nous, nous avons donc fait en sorte qu’il soit visible au maximum en publiant régulièrement sur nos réseaux sociaux. » Lima, responsable commerciale insiste sur le rôle des partenaires : « Si vous avez des partenaires, il est nécessaire de leur demander de relayer l’information afin de favoriser la croissance du nombre d’inscrits. Également, il ne faut pas hésiter à contacter des parties prenantes qui pourraient être intéressées par notre événement. Nous avons par exemple, pris la décision de demander au BIC, incubateur de Montpellier, de partager notre événement, puisque celui-ci pouvait intéresser leurs porteurs de projets et incubés. »
5. Répétez et faites des essais
Enfin, avant la date de l’événement il est nécessaire de se préparer et de répéter, comme nous le confie Lima : « Ne pas répéter avec les intervenants du webinaire, tout comme ne pas tester la plateforme de webinaire serait une réelle erreur. En effet, lors d’un événement, quand vous prenez 10 minutes pour chercher comment partager votre écran ou que votre son est bas, une partie de votre public est déjà parti. »
6. Obtenez des retours
À la suite de l’événement, n’oubliez pas à sonder les avis, que ce soit au niveau des participants tout comme au niveau des intervenants : « Le feedback vous permettra de vous améliorer en prenant en compte les points forts tout comme les erreurs réalisées. Les discussions avec les diverses parties prenantes permettent de partager les belles réussites tout comme les échecs, ce qui est primordial pour s’améliorer » Jade.
Quelques mots de Jade et Lima
« Cela vaut la peine d’organiser de tels événements, cela aide à maintenir l’esprit d’équipe, bien que ceux-ci se réalisent en ligne. Ce genre d’initiative permet de souder les personnes engagées dans cet événement. C’est également une façon pour chacun de s’investir dans un projet et de participer à sa guise. Cet événement a également été un moyen pour nous de nous rapprocher de nos partenaires mais également de notre école. Je terminerai donc en les remerciant pour leur soutien !» Lima
« L’organisation de cet événement m’a appris beaucoup sur la gestion de projet en général : que ce soit au sujet de la gestion du temps, de la coordination de toute l’équipe, de la communication interne comme externe. Selon moi, la communication et la coordination ont été la clé de réussite pour MOMA Junior Conseil. Je souhaite également remercier toutes les parties prenantes ayant favoriser la réussite de ce projet ! » Jade
Pauline Millarec
Crédit photo : Pauline Millarec
